Så här minskade Ronneby kommun administrationstiden med 1 timme per dag

När det är svårt att rekrytera och kraven på dokumentation samtidigt är höga uppstår ofta frågan: Hur säkerställer vi att medarbetare använder sin tid till det de faktiskt är anställda för? Det var frågan som verksamhetsutvecklaren för digitalisering i Ronneby kommun i Blekinge ställde sig.

Genom en stegvis införandeprocess av taligenkänning (diktering) och en samtalslösning som transkriberar och sammanfattar får medarbetarna snabbt ett färdigt utkast som de själva kvalitetssäkrar före journalföring. Målet är både effektivisering, bättre användarvänlighet i vardagen, ökad trygghet och professionalism i dokumentationen.

Ronneby kommun har också följt upp nyttorna systematiskt. Det stämmer överens med rekommendationer inom offentlig sektor om att planera och följa upp effekter med indikatorer – inte bara ”börja använda” ett verktyg och hoppas att effekten kommer av sig själv.

Utmaningen

I en pressad förvaltning blir dokumentation ofta en tidstjuv. Många av de anställda i Ronneby kommun upplevde stress kopplad till journalföring, och arbetet behövde ofta göras klart efter arbetstid.

I denna pressade situation är det extra viktigt att de som faktiskt är anställda får använda sin kompetens till kärnuppgifterna. Är det rimligt att de ska lägga tid på att skriva dokumentationen själva?

”Jag vill frigöra tid så att våra medarbetare kan göra det de faktiskt har färdigheter och utbildning för.”

Emma Hessbo är verksamhetsutvecklare för digitalisering i Ronneby kommun.

Lösningen

Ronneby testade Dragon, taligenkänning för snabbare dokumentation, där medarbetarna kunde tala in det de ville dokumentera i stället för att skriva det på tangentbordet, medan en mikrofon fångade upp allt de sa. Det fungerade så bra att de valde att utöka pilotprojektet med Ambient Scribe, en samtalslösning som transkriberar och sammanfattar samt levererar färdiga utkast som kan klistras in i journalsystemet.

I samtal med en brukare ligger mikrofonen diskret på bordet och dokumenterar allt som sägs, vilket gör att Teresia Heikkilä-Karlman, familjebehandlare i Ronneby, och eventuellt göra små justeringar för att sedan bekräfta innehållet. Utkastet är klart sekunder efter att mötet avslutats.

Resultatet

Den tydligaste effekten är tidsbesparingen i administrationen – och att tid frigörs i en arbetsvardag där marginalerna ofta är små. Henrik Molin, verksamhetschef för individ- och familjeomsorg, har genomfört en intern undersökning för att ta reda på hur mycket tid de faktiskt sparar.

”De flesta menar att de sparar mellan 30 minuter och en timme per dag, men det är flera som säger att de sparar mer än en timme per dag på administration.”

Henrik Molin

Teresia berättar också att hon med det nya verktyget kan lägga undan anteckningsboken och ha mer fokus på personen i rummet – anledningen till att hon faktiskt är där. Systemet fångar upp allt de pratar om, och transkriberingen ger en bra grund för journalanteckningen

”Och det är ju jätteskönt, för då kan man ha fokus på klienten som jag har i rummet och vara mer närvarande och inte behöva tänka att jag måste skriva stödord.”

Teresia Heikkilä-Karlman

Nyttan omfattar också arbetsmiljöaspekter. När de kan använda mikrofon slipper de sitta ansträngt vid skrivbordet, det blir mindre ensidigt tangentbordsarbete och ett bättre fysiskt arbetsflöde.

”Men också att det är en väldigt positiv sak för deras fysiska arbetsmiljö. Det sparar på axlar och sparar på rygg.”

Henrik Molin

Dessutom beskrivs leveransen som professionell från Omilon som är leverantör: tät dialog, möjlighet att påverka och snabb support vid behov – faktorer som är centrala för att lyckas med förändring av arbetsprocesser i praktiken.

Samarbetet med Omilon beskrivs som präglat av nära dialog och praktisk anpassning längs vägen. Lösningen har justerats för att fungera i Ronneby kommuns vardag – från användning av korrekta facktermer och laghänvisningar till förkortningar och strukturer som redan är välkända för medarbetarna. Dessutom har lösningen integrerats med befintliga verksamhetssystem, vilket har gjort övergången enkel för användarna. Resultatet är en lösning som upplevs som ”plug and play” och som snabbt har väckt intresse även utanför pilotmiljön. Flera delar av förvaltningen i Ronneby har redan efterfrågat att få vara med i nästa steg, vilket understryker både nyttan av lösningen och värdet av ett samarbete där teknik, verksamhet och praktik utvecklas tillsammans.