Sånn reduserte Ronneby  kommune administrasjonstiden med 1 time om dagen

Sammendrag

Når det er krevende å rekruttere og samtidig har høye krav til dokumentasjon, blir spørsmålet ofte: Hvordan sikrer vi at fagfolk bruker tiden sin på det de faktisk er utdannet for? Det var spørsmålet Virksomhetsutviklerene i Ronneby Kommune, i Blekinge.

Med en trinnvis innføring av talegjenkjenning (diktering) og en samtaleløsning som transkriberer og oppsummerer, får ansatte et raskt et ferdig utkast som de selv kvalitetssikrer før journalføring. Målet er både effektivisering, bedre brukervennlighet i hverdagen, og økt trygghet og profesjonalitet i dokumentasjonen.

Ronneby har også fulgt opp gevinstene systematisk. Det samsvarer med anbefalinger i offentlig sektor om å planlegge og følge opp gevinster med indikatorer – ikke bare «ta i bruk» et verktøy og håpe at effekten kommer av seg selv. 1

Utfordringen

I en presset forvaltning blir dokumentasjon ofte en tidstyv. Mange av de ansatte i Ronneby kommune opplevde stress knyttet til journalføring, og ofte måtte arbeidet tas igjen etter arbeidstid.

Og i denne pressede situasjonen, er det ekstra viktig at de som faktisk er ansatt, får brukt kompetansen sin på kjerneoppgavene. Er det riktig at de skal bruke tid på å faktisk skrive dokumentasjonen?

«Jeg ønsker å frigjøre tid sånn at våre ansatte kan gjøre det de faktisk har ferdighetene og

opplæringen til å gjøre.»

Emma Hessbo er virksomhetsutvikler for digitalisering i Ronneby Kommune.

Løsningen

Ronneby prøvde Dragon, talegjenkjenning for raskere dokumentasjon, der de ansatte kunne fortelle det de ville dokumentere, i stedet for å skrive det selv på tastatur, og en mikrofon fikk med seg alt de fortalte. Dette fungerte så godt at de valgte å utvide prøveprosjektet med Ambient Scribe, en samtaleløsning som transkriberer og oppsummerer, og leverer ferdige utkast rett i journalverktøyet.

I samtale med en bruker ligger mikrofonen diskré på bordet og dokumenterer alt som fortelles, slik at Teresia Heikkilä-Karlman, Familiebehandler i Ronneby, kun trenger å se gjennom og bekrefte alt som står. Utkastet ligger klart sekunder etter møtet er ferdig, og Teresia har begynt å gå gjennom den ferdige rapporten sammen med brukeren hun har møtt, slik at begge er enige om det som legges i journalen.

Resultatet

Den tydeligste effekten er tidsbesparelse i administrasjon - og at tiden frigjøres i en arbeidshverdag der marginene ofte er små. Henrik Molin, Virksomhetssjef for individ og familieomsorg, har gjennomført en undersøkelse internt for å finne ut av hvor mye tid de faktisk sparer.

«De fleste mener at de sparer mellom 30 minutter og en time per dag, men det er flere som sier at de sparer mer enn én time per dag på administrasjon.»

Henrik Molin

Teresia forteller også at med dette nye vektøyet kan hun legge vekk notatboka, og ha mer fokus på personen i rommet, grunnen til at hun faktisk er der. Systemet får med seg alt de snakker om, så dokumentasjonsjobben trenger hun ikke lenger å gjøre selv.

« Och det är ju det är jätteskönt för då kan man ha fokus på klienten som jag har i rummet och vara mer närvarande och inte behöva tänka att jag måste skriva stödord.»

Teresia Heikkilä-Karlman

Gevinstbildet omfatter også HMS/arbeidsmiljø. Når de kan bruke en mikrofon slipper de å sitte anstrengt ved pulten, det blir mindre ensidig tastaturarbeid og bedre fysisk arbeidsflyt.

«men också att det är en väldigt positiv sak för deras fysiska arbetsmiljö. Det sparar på axlar och sparar på rygg.»
Henrik Molin

I tillegg beskrives leveransen som profesjonell på “leverandørsiden”: tett dialog, mulighet til å påvirke, og rask støtte ved behov – som er sentrale faktorer for å lykkes med endrede arbeidsprosesser i praksis.

Samarbeidet med Omilon forteller de at har vært preget av tett dialog og praktisk tilpasning underveis. Løsningen er justert for å fungere i Ronneby kommunes hverdag – fra bruk av riktige faguttrykk og referanser til lovverk, til forkortelser og strukturer som allerede er kjent for de ansatte. I tillegg er løsningen sydd sammen med eksisterende fagsystemer, slik at overgangen har vært enkel for brukerne. Resultatet er en løsning som oppleves som «plug and play», og som raskt har skapt interesse også utenfor pilotmiljøet. Flere deler av forvaltningen i Ronneby har allerede etterspurt å bli med videre, noe som understreker både nytten av løsningen og verdien av et samarbeid der teknologi, fag og praksis utvikles sammen.