Slik frigjorde Farsund kommune ett årsverk – og fikk en viktig lærdom om ansvarlig bruk av KI

Da Farsund kommune testet kunstig intelligens for å støtte dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten, var målet å redusere tidsbruken på journalføring og saksbehandling. Resultatene ble mer omfattende enn forventet. I én tjeneste ble dokumentasjonstiden redusert med over 80 prosent. I en annen tilsvarte tidsbesparelsen nær ett helt årsverk. Samtidig ble kvaliteten på dokumentasjonen styrket, og ansatte fikk bedre tid til oppfølging av brukerne.

Vi ser at teknologien gir betydelige gevinster, men det viktigste er hvordan den tas i bruk. Dette er ikke bare et teknologiprosjekt, det er et utviklingsarbeid i tjenestene våre, sier Anne Lene Wood Gundersen, rådgiver og helseteknologikoordinator i Farsund kommune.

Møter en økende kapasitetsutfordring

Mange kommuner står i en krevende situasjon, med økende behov for tjenester og begrenset tilgang på kvalifisert personell. Samtidig øker kravene til dokumentasjon, kvalitet og rettssikkerhet.

Dokumentasjon er avgjørende for forsvarlige tjenester, men også en av de mest tidkrevende oppgavene i arbeidshverdagen. I Farsund opplevde ansatte at dokumentasjon i forhold til de mest omfattende sakene kunne ta opp til 3 timer ved tildeling av nye tjenester.

Med KI-støtte kunne dokumentasjonen i mange tilfeller ferdigstilles umiddelbart etter samtalen.

Dette frigjør ikke bare tid, men reduserer også risikoen for at viktig informasjon går tapt.

"Når dokumentasjonen gjøres med en gang, får vi bedre kvalitet og bedre flyt i arbeidet. Samtidig reduserer det belastningen på ansatte," sier Gundersen.

Teknologien endrer ikke ansvaret

Selv om teknologien kan automatisere deler av dokumentasjonsarbeidet, er en erfaring særlig tydelig: Ansvaret forsvinner ikke!

"Teknologien kan transkribere og strukturere informasjon, men den kan ikke forstå kontekst eller faglige vurderinger. Det ansvaret ligger fortsatt hos den ansatte, sier Gundersen.

Dette er et sentralt aspekt ved ansvarlig bruk av kunstig intelligens i kommunal sektor.

" Ansvarlig bruk av KI handler om å sikre at teknologien brukes som et støtteverktøy, ikke som en erstatning for faglig vurdering, sier Anne Bøgh Fangel, Director Customer Engagement and Innovation i Omilon. - Erfaringene fra kommuner i Norge, Sverige og Danmark viser at gevinstene oppstår når teknologien implementeres med tydelig ansvar, god opplæring og aktiv ledelsesforankring.

Synliggjør praksis og behov for tydelig ledelse

Da Farsund kommune tok i bruk teknologien, ble det også tydelig at ansatte hadde utviklet ulike rutiner for dokumentasjon.

Dette skapte en mulighet til å etablere mer ensartet og kvalitetssikret praksis.

-          Teknologien synliggjør hvordan vi jobber. Det gir oss et bedre grunnlag for å utvikle tjenestene og sikre mer konsistent dokumentasjon, sier Gundersen.

Men hun understreker at dette ikke skjer automatisk.

-          Det er involvering av ansatte og bevisst arbeid med hvordan teknologien brukes i praksis.

Gevinstene handler om mer enn effektivisering

For Farsund kommune har gevinstene ikke bare handlet om spart tid, men om bedre tjenester.

Frigjort tid har gjort det mulig å følge opp brukere tettere, redusere ventetid og styrke kvaliteten i tjenestene. Ansatte rapporterer også om mindre stress og bedre arbeidshverdag.

 Dette er gevinster som er viktige i møte med kommunesektorens langsiktige bærekraftsutfordringer.

-          Teknologien gir oss bedre forutsetninger for å bruke kompetansen vår der den trengs mest, i møte med brukerne, sier Gundersen. 

Ansvarlig implementering er avgjørende

Erfaringene fra Farsund peker på en viktig lærdom for andre kommuner. Teknologien i seg selv skaper ikke gevinst. 

-          Kommuner som lykkes, er de som ser dette som et organisasjonsutviklingsprosjekt, ikke bare et teknologiprosjekt, sier Bøhg Fangel.

Det innebærer å tydeliggjøre ansvar, involvere ansatte og sikre at teknologien integreres i arbeidshverdagen.

-          Ansvarlig bruk av KI handler om hvordan teknologien implementeres, følges opp og brukes over tid, sier hun.

Et strategisk spørsmål for kommunale ledere

For kommuner som vurderer kunstig intelligens, er spørsmålet derfor ikke bare hvilken teknologi som skal tas i bruk.

Det avgjørende er hvordan den implementeres.

Erfaringene fra Farsund viser at kunstig intelligens kan bidra til å frigjøre betydelige ressurser og styrke kvaliteten i tjenestene.

Men gevinstene oppstår først når teknologien implementeres med tydelig ledelse, faglig eierskap og ansvarlig bruk.

-          Teknologien kan være et viktig verktøy for å møte fremtidens utfordringer, sier Gundersen. - Men det er hvordan vi som organisasjon velger å bruke den som avgjør verdien.

Anne Lene Gundersen, Farsund Kommune og Anne Bøgh Fangel, Omilon Group på scenen til EHIN