Sådan reducerede Ronneby Kommune administrationstiden med 1 time om dagen

Når det er svært at rekruttere, og kravene til dokumentation samtidig er høje, opstår ofte spørgsmålet: Hvordan sikrer vi, at medarbejderne bruger deres tid på det, de faktisk er ansat til? Det var spørgsmålet, som digitaliseringskonsulenten i Ronneby kommune i Blekinge stillede sig selv.

Gennem en trinvis implementeringsproces af talegenkendelse (diktering) og en samtaleløsning, der transskriberer og sammenfatter, får medarbejderne hurtigt et færdigt udkast, som de selv kvalitetssikrer, inden det journalføres. Målet er både effektivisering, bedre brugervenlighed i hverdagen, øget tryghed og professionalisme i dokumentationen.

Ronneby kommune har også fulgt op på gevinsterne systematisk. Det stemmer overens med anbefalinger i den offentlige sektor om at planlægge og følge op på effekterne med indikatorer – ikke bare ”begynde at bruge” et værktøj og håbe på, at effekten kommer af sig selv.

Udfordringen

I en presset forvaltning bliver dokumentation ofte en tidsrøver. Mange af de ansatte i Ronneby Kommune oplevede stress forbundet med journalføring, og arbejdet skulle ofte færdiggøres efter arbejdstid.

I denne pressede situation er det ekstra vigtigt, at de, der faktisk er ansat, kan bruge deres kompetencer på kerneopgaverne. Er det rimeligt, at de skal bruge tid på selv at skrive dokumentationen?

”Jeg vil frigøre tid, så vores medarbejdere kan gøre det, de faktisk har kompetencer og uddannelse til.”

Emma Hessbo er digitaliseringskonsulent i Ronneby Kommune.

Løsningen

Ronneby testede Dragon, talegenkendelse til hurtigere dokumentation, hvor medarbejderne kunne indtale det, de ville dokumentere, i stedet for at taste det, mens en mikrofon opfangede alt, de sagde. Det fungerede så godt, at de valgte at udvide pilotprojektet med Ambient Scribe, en samtaleløsning, der transskriberer og sammenfatter og leverer færdige udkast, som kan indsættes i journalsystemet.

Under samtaler med en borger ligger mikrofonen diskret på bordet og dokumenterer alt, hvad der siges, hvilket gør, at Teresia Heikkilä-Karlman, familieterapeut i Ronneby, blot behøver at foretage små justeringer for derefter at bekræfte indholdet. Udkastet er klar sekunder efter, at mødet er afsluttet.

Resultatet

Den tydeligste effekt er tidsbesparelsen i administrationen – og at der frigøres tid i en arbejdsdag, hvor der ofte er små marginer. Henrik Molin, afdelingschef for individ- og familieomsorg, har gennemført en intern undersøgelse for at finde ud af, hvor meget tid de faktisk sparer.

”De fleste siger, de sparer mellem 30 minutter og en time om dagen, men flere nævner, at de sparer mere end en time om dagen på administration.”

Henrik Molin

Teresia fortæller også, at hun med det nye værktøj kan lægge notesbogen væk og have mere fokus på personen i rummet – grunden til, at hun faktisk er der. Systemet opfanger alt, de taler om, og transskriberingen giver et godt grundlag for journalnotatet.

”Og det er virkelig rart, for så kan man fokusere på klienten, jeg har i rummet, og være mere til stede og ikke skulle tænke på, at jeg skal skrive stikord.”

Teresia Heikkilä-Karlman

Fordelene påvirker også arbejdsmiljøet. Når de kan bruge mikrofon, slipper de for at sidde anstrengt ved skrivebordet, det bliver mindre ensidigt tastaturarbejde og et bedre fysisk oplevelse.

”Men også at det er en meget positiv ting for deres fysiske arbejdsmiljø. Det skåner skuldre og ryg.”

Henrik Molin

Desuden beskrives leverancen som professionel fra Omilon, som er leverandør: tæt dialog, mulighed for indflydelse og hurtig support ved behov – faktorer, der er centrale for at lykkes med forandring af arbejdsprocesser i praksis.

Samarbejdet med Omilon beskrives som præget af tæt dialog og praktisk tilpasning undervejs. Løsningen er blevet justeret, så den passer til Ronneby Kommunes hverdag – fra brugen af korrekte fagtermer og lovhenvisninger til forkortelser og strukturer, som allerede er velkendte for medarbejderne. Derudover er løsningen integreret med eksisterende fagsystemer, hvilket har gjort overgangen nem for brugerne. Resultatet er en løsning, der opleves som ”plug and play” og hurtigt har vakt interesse også uden for pilotmiljøet. Flere afdelinger i Ronneby har allerede efterspurgt at blive en del af næste skridt, hvilket understreger både løsningens nytte og værdien af et samarbejde, hvor teknologi, drift og praksis udvikles sammen.