Denne personvernerklæringen er ment å hjelpe deg som bruker av våre nettsider, kampanjer eller programvare å forstå hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan de brukes av oss og hvilke rettigheter du har som bruker. 

Bruk av nettsider 

Omilon AS benytter seg av Informasjonskapsler (cookies) for å kunne gi deg en god opplevelse når du besøker Omilon sine nettsider. Informasjonskapsler brukes også for webstatistikk og for å kunne gjøre forbedringer på nettsidene. 

Markedsføring eller kampanjer 

Dersom du ved registrering oppgir at du ønsker å motta nyhetsbrev og markedsrelaterte henvendelser fra Omilon AS, vil vi benytte navn og kontaktopplysninger for å holde deg oppdatert om nye produktlanseringer, programvareoppdateringer, kundearrangementer eller lignende markedsføringsrelatert kommunikasjon i forbindelse med din bruk av TUVA, Dragon Professional Anywhere eller Dragon Medical One. Du kan når som helst stanse mottak av markedsføringshenvendelser ved å sende en epost til post@Omilon.no eller trykke ‘avregistrer’ på ett av nyhetsbrevene du har mottatt fra oss. 

Hvis du deltar i kampanjer eller konkurranser arrangert av Omilon AS vil opplysningene du oppgir kun benyttes for å gjennomføre kampanjen eller konkurransen. 

Bruk av Dragon Medical One 

Innsamling av personopplysninger 

Omilon AS samler inn personopplysninger for å kunne tilby deg full funksjonalitet av din talegjenkjenningsløsning. Personopplysninger er enhver form for informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. I tjenesten Dragon Medical One vil helseopplysninger også kunne forekomme i opplysningene som samles inn. 

Enhver behandling av personopplysninger av Omilon AS gjøres i henhold til inngått Databehandleravtale og de gjeldene personvernregelverk. 

Personopplysninger for administrasjon av brukerprofil, kampanjer, markedsføring og fakturering 
Ved å registrere din brukerprofil for bruk av Dragon Medical One samler vi følgende opplysninger: 

Kategorier av registrerte og Type personopplysninger 

Kundens brukere:

• Navn 
• E-postadresse 
• Telefonnummer 
• Virksomhetens adresse 
• Virksomhetens navn 
• Virksomhetens ORG-nummer 
• Brukernavn og passord (kryptert) i systemet 
• Systemrettigheter 
• Bruk av systemet 
• Pc-navn og opplysninger om pc-ens oppsett  
• Talegjenkjenningsprofil  
• Eventuelle opplysninger Brukeren legger inn i personlig ordbok eller autotekster 

Pasienter og øvrige personer, som omtales i lydopptak:

• Enhver personopplysning diktert inn av brukeren av systemet. 

Bruk av personopplysninger 

Personopplysninger samlet inn for administrasjon av brukerprofil 

Personopplysningene som samles inn i forbindelse med administrasjon av brukerprofiler brukes av Omilon AS på følgende måter: 

• Vi bruker din e-postadresse for å kontakte deg i forbindelse med programvareoppdateringer, endringer i personvernerklæringen eller andre avtaler som er relevante for din bruk av Dragon Medical One. 
• For å administrere din bruk av Dragon Medical One. 
• For automatisk optimalisering av din personlige talegjenkjenningsprofil.  
• Vi benytter ditt brukernavn for å bekrefte identiteten din ved registrering av din brukerprofil.  

 Personopplysninger innsamlet for trening av din Dragon Medical One brukerprofil 

For hver bruker av Løsningen, opprettes det en personlig talegjenkjenningsprofil, som inkluderer en personlig profil og en personlig ordbok. Talegjenkjenningsprofilen optimaliseres (automatisk) når Dragon Medical One brukes, for å sikre maksimal nøyaktighet. Når brukeren benytter talegjenkjenningsløsningen, streames lydopptaket fra brukerens enhet til automatisk behandling på en server hos Omilons AS sine underleverandører, der lyden oversettes til tekst og returneres.  

Taleopptaket som innsamles og behandles brukes kun for å trene din personlige brukerprofil. Taleopptak og de lyddataene som disse opptakene inkluderer, herunder potensielle personopplysninger, benyttes ikke for andre formål enn å optimalisere din brukerprofil. 

Deling av informasjon til tredjeparter  

Spesialisthelsesekretær Karianne, fra Johannesen Katt og Korrektur hjelper oss med ordlisteadministrasjon. Det er inngått en databehandleravtale mellom Johannesen Katt og Korrektur og Karianne har underskrevet en taushetserklæring. 

Omilon AS benytter seg av Nuance Communications Inc. som underleverandør for hosting av talegjenkjenningsmiljøet Dragon Medical One benytter. Adgang til personopplysninger er begrenset til medarbeidere i Omilon AS og underleverandører, med et arbeidsbetinget behov. Disse tildeles etter forhåndsgodkjennelse fra Omilon.  

Underdatabehandleres adgang og behandling av personopplysninger er regulert i databehandleravtale mellom Omilon AS og Nuance Communications Inc., og personopplysninger vil ikke behandles av Nuance Communications Inc. utover det som er nødvendig for å drive nødvendig feilsøking og vedlikehold. 

Informasjonssikkerhet og lagringstid 

Alle personopplysninger og andre data som registreres i forbindelse med din bruk av Dragon Medical One overføres kryptert til skyløsningen og all lagret data er kryptert. Data for optimalisering av brukerprofil oppbevares i systemet i 3 år. 

Ved avslutning av databehandlingen eller avslutning av avtalen med Omilon AS, sletter Omilon AS personopplysningene fra Omilons systemer, med mindre Omilon er lovpålagt å fortsette å lagre personopplysninger. 

Bruk av Dragon Professional Anywhere 

Innsamling av personopplysninger 

Omilon AS samler inn personopplysninger for å kunne tilby deg full funksjonalitet av din talegjenkjenningsløsning. Personopplysninger er enhver form for informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. I tjenesten Dragon Professional Anywhere vil helseopplysninger også kunne forekomme i opplysningene som samles inn. 

Enhver behandling av personopplysninger av Omilon AS gjøres i henhold til inngått Databehandleravtale og de gjeldene personvernregelverk. 

Personopplysninger for administrasjon av brukerprofil, kampanjer, markedsføring og fakturering 
Ved å registrere din brukerprofil for bruk av Dragon Professional Anywhere samler vi følgende opplysninger: 

Kategorier av registrerte og Type personopplysninger 

Kundens brukere: 

• Navn 
• E-postadresse 
• Telefonnummer 
• Virksomhetens adresse 
• Virksomhetens navn 
• Virksomhetens ORG-nummer 
• Brukernavn og passord (kryptert) i systemet 
• Systemrettigheter 
• Bruk av systemet 
• Pc-navn og oplysninger om pc-ens oppsett  
• Talegjenkjenningsprofil  
• Eventuelle opplysninger Brukeren legger inn i personlig ordbok eller autotekster 

Personer, som omtales i lydopptak 

• Enhver personopplysning diktert inn av brukeren av systemet. 

Bruk av personopplysninger 

Personopplysninger samlet inn for administrasjon av brukerprofil 

Personopplysningene som samles inn i forbindelse med administrasjon av brukerprofiler brukes av Omilon AS på følgende måter: 

• Vi bruker din e-postadresse for å kontakte deg i forbindelse med programvareoppdateringer, endringer i personvernerklæringen eller andre avtaler som er relevante for din bruk av Dragon Professional Anywhere. 
• For å administrere din bruk av Dragon Professional Anywhere. 
• For automatisk optimalisering av din personlige talegjenkjenningsprofil.  
• Vi benytter ditt brukernavn for å bekrefte identiteten din ved registrering av din brukerprofil.  

Personopplysninger innsamlet for trening av din Dragon Professional Anywhere brukerprofil 

For hver bruker av Løsningen, opprettes det en personlig talegjenkjenningsprofil, som inkluderer en personlig profil og en personlig ordbok. Talegjenkjenningsprofilen optimaliseres (automatisk) når Dragon Professional Anywhere brukes, for å sikre maksimal nøyaktighet. Når brukeren benytter talegjenkjenningsløsningen, streames lydopptaket fra brukerens enhet til automatisk behandling på en server hos Omilons AS sine underleverandører, der lyden oversettes til tekst og returneres.  

Taleopptaket som innsamles og behandles brukes kun for å trene din personlige brukerprofil. Taleopptak og de lyddataene som disse opptakene inkluderer, herunder potensielle personopplysninger, benyttes ikke for andre formål enn å optimalisere din brukerprofil. 

Deling av informasjon til tredjeparter  

Spesialisthelsesekretær Karianne, fra Johannesen Katt og Korrektur hjelper oss med ordlisteadministrasjon. Det er inngått en databehandleravtale mellom Johannesen Katt og Korrektur og Karianne har underskrevet en taushetserklæring. 

Omilon AS benytter seg av ORdigiNAL BV, som underleverandør for hosting av talegjenkjenningsmiljøet Dragon Professional benytter. Adgang til personopplysninger er begrenset til medarbeidere i Omilon AS og underleverandører, med et arbeidsbetinget behov. Disse tildeles etter forhåndsgodkjennelse fra Omilon.  

Underdatabehandleres adgang og behandling av personopplysninger er regulert i databehandleravtale mellom Omilon AS og ORdigiNAL BV, og personopplysninger vil ikke behandles av ORdigiNAL BV utover det som er nødvendig for å drive nødvendig feilsøking og vedlikehold. 

Informasjonssikkerhet og lagringstid 

Alle personopplysninger og andre data som registreres i forbindelse med din bruk av Dragon Professional Anywhere overføres kryptert til skyløsningen og all lagret data er kryptert. Data for optimalisering av brukerprofil oppbevares i systemet i 3 år. 

Ved avslutning av databehandlingen eller avslutning av avtalen med Omilon AS, sletter Omilon AS personopplysningene fra Omilons systemer, med mindre Omilon er lovpålagt å fortsette å lagre personopplysninger. 

Bruk av Tuva 

Innsamling av personopplysninger 

Omilon AS samler inn personopplysninger for å kunne tilby deg full funksjonalitet av TUVA. Personopplysninger er enhver form for informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson.  

Enhver behandling av personopplysninger av Omilon AS gjøres i henhold til personopplysningsloven. 

Omilon AS samler inn to kategorier av personopplysninger. Ved å registrere en brukerprofil for bruk av TUVA samtykker du til at Omilon AS kan samle og bruke dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen.  

Personopplysninger for administrasjon av brukerprofil, kampanjer og markedsføring 
Ved å registrere din brukerprofil for bruk av TUVA samler vi følgende opplysninger om deg eller ditt brukerutstyr:  

Kategorier av registrerte og Type personopplysninger 

Brukere av Tuva:

• Brukernavn 
• Fullt navn (ikke obligatorisk) 
• E-postadresse (ikke obligatorisk) 
• Målform 
• Kjønn 
• IP-adresse og MAC-adresse 
• Informasjon om operativsystem og konfigurasjon av datamaskinen TUVA kjøres på. 
• Informasjon om mikrofontype, fotpedal eller lignende fysiske enheter 
• Talegjenkjenningsprofil  
• Eventuelle opplysninger Brukeren legger inn i personlig ordbok eller standardtekster 

Øvrige personer, som omtales i lydopptak: 

• Enhver personopplysning diktert inn av brukeren av systemet. 

Trening av din TUVA brukerprofil 

Ved å bruke dikteringsfunksjonen i TUVA vil det bli gjort lydopptak. Disse lydopptakene kan, avhengig av hva slags informasjon som dikteres, inneholde personopplysninger. Slike personopplysninger vil inngå som en del av talematerialet som brukes for å optimalisere din brukerprofil i TUVA, men Omilon vil ikke sammenstille, analysere eller på annen måte ekstrahere personopplysningene i dette talematerialet for andre formål. 

Bruk av personopplysninger 

Personopplysninger samlet inn for administrasjon av brukerprofil 

Personopplysningene som samles inn i forbindelse med administrasjon av brukerprofiler brukes av Omilon AS på følgende måter: 

• Vi bruker din e-postadresse for å kontakte deg i forbindelse med programvareoppdateringer, endringer i denne personvernerklæringen eller andre avtaler som er relevante for din bruk av TUVA. 
• For å administrere din bruk av TUVA.  
• For å optimalisere, vedlikeholde og oppgradere din personlige talegjenkjenningsprofil.  
• Vi benytter ditt brukernavn for å bekrefte identiteten din ved registrering av din brukerprofil. 
• TUVA har to typer talegjenkjenningsprofiler som brukes til å konvertere tale til tekst, en profil for menn og en for kvinner. Vi benytter informasjon om kjønn for å avgjøre hvilken modell som vil gi best resultat for deg.  

 Personopplysninger innsamlet for optimalisering av din TUVA brukerprofil 

Taleopptak gjort i forbindelse med din bruk av TUVA vil sendes til Omilon AS sine servere for optimalisering av din brukerprofil. Dette innebærer at din TUVA vil identifisere ukjente ord og lære seg hvordan de brukes, og tilpasse seg din stemme og uttale av ord.  

Taleopptaket som innsamles og behandles brukes kun for å optimalisere din personlige brukerprofil, dette er en helautomatisk prosess. Taleopptak og de lyddataene som disse opptakene inkluderer, herunder potensielle personopplysninger, benyttes ikke for andre formål enn å optimalisere din brukerprofil. 

Du kan fritt velge å benytte TUVA i inkognitomodus. Ved slik bruk vil ikke taleopptak sendes til Omilon AS for trening av din brukerprofil. Din profil vil da ikke optimaliseres og vil derfor ikke bli bedre til å gjenkjenne din stemme over tid. 

Deling av informasjon til tredjeparter 

Personopplysninger som samles inn for å supportere Tuva eller optimalisere din brukerprofil deles kun med underleverandører av Omilon AS som tilfredsstiller Omilon AS sine krav til behandling av personopplysninger.  

Omilon AS benytter seg av ScanNet A/S for drift av TUVA. Behandlingen av personopplysninger ScanNet A/S gjør på vegne av Omilon A/S er regulert i en databehandleravtale som tilfredsstiller kravene til databehandlere i personopplysningsloven. 

Omilon AS benytter seg av Nuance Communications Inc. som partner for å levere talegjenkjenningsteknologien som benyttes av TUVA. Nuance Communications Inc. har ikke tilgang til personopplysningene som samles inn og behandles av Omilon AS. Nuance Communications Inc. vil derimot kunne ha adgang til Omilon AS sine servere i forbindelse med feilsøking og nødvendig vedlikehold. Feilsøking av dine lydfiler krever at du uttrykkelig aksepterer dette. I slike tilfeller vil Nuance Communications AS kunne komme i kontakt med personopplysninger lagret på Omilon AS sine servere. 

Slik adgang er regulert i databehandleravtale mellom Omilon AS og Nuance Communications Inc., og personopplysninger vil ikke behandles av Nuance Communications Inc. utover det som er nødvendig for å drive nødvendig feilsøking og vedlikehold. 

Spesialisthelsesekretær Karianne, fra Johannesen Katt og Korrektur hjelper oss med ordbok-, avskrift- og korrekturtjenester. Det er inngått en databehandleravtale mellom Johannesen Katt og Korrektur og Karianne har underskrevet en taushetserklæring. 

Informasjonssikkerhet og lagringstid 

Alle personopplysninger og andre data som registreres i forbindelse med din bruk av TUVA overføres kryptert til Omilon AS sine servere ved bruk av HTTPS-protokollen.  

Når taleopptak sendes til Omilon AS sin server vil den bli midlertidig lagret slik at TUVA kan analysere innholdet i taleopptaket for å trene din profil. De sist produserte taleopptakene med tilhørende gjenkjent tekst lagres i en buffer på serveren for vedlikehold og oppgradering av din personlige profil. Når denne bufferen er full (taleopptak over totalt 2 timer og tekstfiler med til sammen mer enn 50 000 ord) vil de eldste taleopptakene og tekstfilene bli slettet. Du kan få alle dine lagrede taleopptak slettet ved å sende en henvendelse til oss på post@omilon.no. 

Personopplysninger som er innsamlet i forbindelse med administrasjon av din brukerprofil lagres inntil din brukerprofil slettes. Du kan få din brukerprofil slettet ved å sende en henvendelse til oss på post@omilon.no. 

Sideskift 

Bruk av Omilon support 

Innsamling og bruk av personopplysninger innsamlet for feilsøking  

I forbindelse med support til Kundens brukere og/eller it- og supportmedarbeidere, behandles personopplysninger i Omilons supportsystemer. Dette vil være navn, epost og eventuell annen kontaktinformasjon på Kundens personell som skal benytte seg av supportsystemet. I forbindelse med etablering av kundeforholdet registreres personopplysninger om kontaktperson i virksomheten som Omilon inngår avtale med. 

Kategorier av registrerte og Type personopplysninger 

Kundens brukere og Kundens IT- og supportmedarbeidere:

• Navn 
• E-postdresse 
• Telefonnummer 
• Virksomhetens adresse 
• Virksomhetens navn 
• Virksomhedens ORG-nummer 
• EDI-nummer 
• Brukernavn og passord til Omilon Helpdesk 
• Foto 

Alle person–kategorier: 

• Enhver personopplysning synlig på skjermbilder/opptak, som legges ved i supportsaker i Omilon Helpdesk, enten ovsersendt av brukere/IT-/support–medarbeider, eller opptak av Omilon-medarbeider i fjernhjelpsituasjoner. 

Ved feilsøking

I feilsøkingssituasjoner vil du kunne bli forespurt om å sende loggfiler til Omilon AS. Disse loggfilene kan inneholde tekst som inkluderer personopplysninger konvertert fra taleopptak i forbindelse med din bruk av TUVA, Dragon Professional Anywhere eller Dragon Medical One Talegjenkjenning. Denne teksten, herunder potensielle personopplysninger, benyttes ikke til andre formål enn til å analysere hvor feilen oppstår og hvorfor. 

Deling av informasjon til tredjeparter  

Omilon AS benytter seg av Omilon AB for support av Dragon Medical One og Dragon Professional Anywhere Talegjenkjenning. Behandlingen av personopplysninger Omilon AB gjør på vegne av Omilon AS er regulert i en databehandleravtale som tilfredsstiller kravene til databehandlere i personopplysningsloven. 

Informasjonssikkerhet og lagringstid 

Personinformasjon gitt av Kunden i forbindelse med bruk av Omilons helpdesk-system slettes senest 1 år etter opphør av databehandling eller avslutning av Avtalen. 

Dine rettigheter 

Som bruker av Omilon sine systemer, har du rett til å forespørre oss innsyn i personopplysningene som Omilon AS behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan også forespørre retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven. 

Omilon AS behandler dine personopplysninger på bakgrunn av ditt samtykke. Ditt samtykke kan når som helst trekkes tilbake av deg. Tilbaketrekking av samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandling av dine personopplysninger i tiden frem til samtykket ble trukket. 

Forespørsler som nevnt over sendes til post@omilon.no. 

Dersom du mener Omilon AS ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet. 

Endringer til personvernerklæringen 

Omilon AS forbeholder seg retten til å justere og tilpasse denne personvernerklæringen. Dersom det gjøres endringer til denne personvernerklæringen, vil brukeren bli skriftlig informert om dette. Ved å fortsette å bruke vår programvare etter endring i personvernerklæringen samtykker du til de endrede vilkårene. 

Denne og eventuelt fremtidige personvernerklæringer overholder personopplysningsloven eller andre til enhver tid gjeldende regler for behandling av personopplysninger. 

Kontaktinformasjon 

Om du har spørsmål eller ønsker å kontakte oss om denne personvernserklæringen kan du benytte følgende kontaktinformasjon: 

Omilon AS 

Postboks 451 Sentrum 

0104 OSLO 

Personvernombud: Karl-Fredrik Björklund 
E-post: karl-fredrik@wikstrompartners.se