Sådan frigjorde Farsund kommune ét årsværk – og fik en vigtig læring om ansvarlig brug af AI

Da Farsund kommune tog AI (kunstig intelligens) i brug til dokumentation i sundheds- og omsorgssektoren, blev resultatet mere end blot sparet tid.

Målet for Farsund Kommune var at reducere tidsforbruget på journalføring og sagsbehandling. Gevinsterne viste sig at være mere vidtrækkende end forventet.

1. På et område blev tiden brugt på dokumentation reduceret med over 80 procent.
2. I et andet svarede tidsbesparelsen til næsten ét helt årsværk.
3. Samtidig blev kvaliteten af dokumentationen styrket, og medarbejderne fik bedre tid til opfølgning på borgerne.

- Vi kan se, at teknologien giver betydelige gevinster, men det vigtigste er, hvordan den tages i brug. Det her er ikke blot et teknologiprojekt, men et udviklingsarbejde i vores tjenester, siger Anne Lene Wood Gundersen, rådgiver og velfærdsteknologikoordinator i Farsund Kommune.

Erfaringerne fra Farsund Kommune står ikke alene. I Ronneby Kommune har man ligeledes arbejdet målrettet med at indføre AI på en ansvarlig og styret måde med fokus på klare rammer, forankring i organisationen og tydelig ledelsesmæssig opbakning. Her peger kommunen på, at netop governance og medarbejderinvolvering er afgørende for, at AI reelt frigør tid – og ikke blot tilfører ekstra kompleksitet. Det underbygger Farsund Kommunes erfaringer og viser, at tidsgevinster med AI opstår, når implementeringen er gennemtænkt og ansvarlig.

Møder en voksende kapacitetsudfordring

Mange kommuner står i en presset situation med stigende behov for ydelser og begrænset adgang til kvalificeret arbejdskraft. Samtidig øges kravene til dokumentation, kvalitet og retssikkerhed.

Dokumentation er afgørende for forsvarlige ydelser, men også en af de mest tidskrævende opgaver i hverdagen. I Farsund oplevede medarbejderne, at dokumentation efter et kortlægningsbesøg kunne tage flere timer. Med AI-støtte kunne dokumentationen i mange tilfælde færdiggøres umiddelbart efter samtalen.

Det frigør ikke kun tid, men reducerer også risikoen for, at vigtig information går tabt.

- Når dokumentationen bliver lavet med det samme, får vi bedre kvalitet og bedre flow i arbejdet. Samtidig mindsker det belastningen for medarbejderne, fortæller Anne Lene Wood Gundersen.

Teknologien ændrer ikke ansvaret

Selv om teknologien kan automatisere dele af dokumentationsarbejdet, står én erfaring særligt klart: Ansvaret forsvinder ikke.

- Teknologien kan transskribere og strukturere information, men den kan ikke forstå kontekst eller faglige vurderinger. Det ansvar ligger stadig hos medarbejderen, påpeger Gundersen.

Det er et centralt aspekt ved ansvarlig brug af kunstig intelligens i den kommunale sektor.

- Ansvarlig brug af AI handler om at sikre, at teknologien bruges som et støtteværktøj – ikke som en erstatning for faglige vurderinger, siger Anne Bøgh Fangel, Director Customer Engagement and Innovation i Omilon, og fortsætter: - Erfaringerne fra kommuner og organisationer i Danmark, Norge og Sverige viser, at gevinsterne opstår, når teknologien implementeres med tydeligt ansvar, god oplæring og aktiv ledelsesforankring.

Synliggør praksis og behovet for tydelig ledelse

Da Farsund Kommune tog teknologien i brug, blev det også tydeligt, at medarbejderne havde udviklet forskellige rutiner for dokumentation.

Det skabte en mulighed for at etablere en mere ensartet og kvalitetssikret praksis.

– Teknologien synliggør, hvordan vi arbejder. Det giver os et bedre grundlag for at udvikle vores tjenester og sikre en mere konsistent dokumentation, siger Gundersen.

Men hun understreger, at det ikke sker automatisk. Det kræver tydelig ledelse, involvering af medarbejderne og et bevidst arbejde med, hvordan teknologien anvendes i praksis.

Gevinsterne handler om mere end effektivisering

For Farsund kommune har gevinsterne ikke kun handlet om sparet tid, men om bedre ydelser.

Den frigjorte tid har gjort det muligt at følge borgerne tættere, reducere ventetider og styrke kvaliteten i indsatsen. Medarbejderne rapporterer også om mindre stress og en bedre arbejdsdag.

Det er gevinster, der er vigtige i mødet med kommunesektorens langsigtede bæredygtighedsudfordringer.

– Teknologien giver os bedre forudsætninger for at bruge vores kompetencer dér, hvor der er mest brug for dem – i mødet med borgerne, siger Gundersen.

Ansvarlig implementering er afgørende

Erfaringerne fra både Farsund og Ronneby peger på en vigtig læring for andre kommuner: Teknologien skaber ikke i sig selv gevinster.

– De kommuner, der lykkes, er dem, der ser dette som et organisationsudviklingsprojekt og ikke blot som et teknologiprojekt, siger Anne Bøgh Fangel. Det indebærer, at man tydeliggør ansvar, involverer medarbejderne og sikrer, at teknologien bliver integreret i arbejdshverdagen. Ansvarlig brug af AI handler om, hvordan teknologien implementeres, følges op og anvendes over tid, siger hun.

Et strategisk spørgsmål for kommunale ledere

For kommuner, der overvejer kunstig intelligens, er spørgsmålet derfor ikke kun, hvilken teknologi der skal tages i brug. Det afgørende er, hvordan den implementeres.

Gevinsterne opstår, når teknologien implementeres med tydelig ledelse, fagligt ejerskab og ansvarlig brug.

– Teknologien kan være et vigtigt værktøj til at møde fremtidens udfordringer, siger Gundersen.

– Men det er den måde, vi som organisation vælger at bruge den på, der afgør værdien.